En god start utgjør en stor forskjell
Første arbeidsdag er en dag fylt med glede og nervøsitet, og kan typisk oppleves som spennende og, la oss være helt ærlig, ganske så skummelt. Selv har jeg vært ny på arbeidsplassen, og jeg står faktisk nå midt oppi en ny onboardingprosess. Det har vært en pangstart, og på bare en knapp måned har jeg har møtt mange nye fine kolleger, vært ute hos kunder, startet på nye prosjekter, vært med på både julebord og julelunsj. Det er vel kanskje ikke så vanskelig å skjønne at en slik prosess kan være overveldende, da det er mye nytt å forholde seg til.
Jeg tror de fleste vet at en god start på arbeidsplassen er viktig. Men visste du at undersøkelser viser at det er nesten 70% større sjanse for at en ansatt blir værende i virksomheten dersom vedkommende deltar i et organisert introduksjonsprogram? Konkurransen om å få tak i de dyktigste medarbeiderne er hard for mange virksomheter, og mange nyansatte velger å slutte i møte med en dårlig gjennomført onboarding.
Så hva ligger egentlig i en onboardingprosess? Onboarding innebærer at den nyansatte får mulighet til å tilegne seg de ferdighetene og kunnskapen som trengs for å integreres i virksomheten, også på et sosialt plan. Det er en læringsprosess som ikke bare skal dekke de individuelle behovene til de nyansatte, men også de organisatoriske. Det legger grunnlaget for relasjoner mellom de nyansatte og kolleger, og for motivasjon knyttet til arbeidsmiljøet
Vi ser med andre ord at onboarding er så mye mer enn bare den første uken på arbeidsplassen. Det er derfor viktig å sette av god tid og lage en plan for de første 6-12 månedene. Dette er lettere sagt enn gjort, så vi har derfor laget noen enkle tips som kan være verdt å huske på neste gang virksomheten din skal i gang med en onboardingprosess.
- Ikke glem pre-boardingfasen!
Selv om kontrakten er signert, og den nyansatte ikke starter før om noen måneder betyr det ikke at det ikke er viktigarbeid som skjer i denne perioden. Denne perioden danner gjerne grunnlaget for resten av onboardingprosessen. Her har man god tid til å forberede det praktiske som skal på plass, og allerede her begynne med å integrere den nyansatte. Lag en sjekkliste for det praktiske som må på plass; pc, epost, adgangskort, etc. Ha kontakt med han eller hun som skal starte før første arbeidsdag, og send nyttig informasjon og dokumentasjon om virksomheten på forhånd. På denne måten gir du din nye medarbeider tid til å bli kjent med virksomheten før oppstart. Hva med å invitere på en lunsj eller kaffe? Jeg personlig ble utrolig glad da jeg fikk blomster levert på døren med en hilsen fra mine nye kolleger som ønsket meg velkommen.
- Lag en god plan for de første dagene/ukene
Lag en plan for hva den nyansatte skal gjøre de første dagene og ukene. En tydelig plan bidrar til at den nyansatte kommer seg fortere inn i de nye arbeidsoppgavene og ansvarsområdene. På denne måten sikrer du i større grad at vedkommende føler seg godt ivaretatt og har kontroll på hva som skal gjøres i løpet av de første ukene. - Oppfølgingssamtaler
Å følge opp den nyansatte tett er en god måte å sikre at vedkommende får den opplæringen det er behov for og at mål, visjoner og plan er forstått. Her har man også muligheten til å gi hverandre tilbakemelding og tilpasse planen videre. Vi anbefaler å invitere til en oppfølgingssamtale mellom 4 og 8 uker. En av de tingene som har vært med på å gjøre overgangen til ny jobb mye lettere for min del har vært å ha korte, litt uformelle “sync-up” møter en gang i uken med kolleger, hvor vi tar en prat om hvordan det går. Det er ikke alltid like lett som nyansatt å be om hjelp hvis man lurer på noe eller står litt fast, så her kan slike uformelle møter være med på å skape rom for mer åpenhet. - Mentor eller buddy
Det kan være vanskelig å være ny på en arbeidsplass og skape nye relasjoner i møte med en helt ny arbeidshverdag. Det kan derfor være lurt å sørge for at den nyansatte får tildelt en mentor/buddy, som passer på at medarbeideren føler seg inkludert. Det kan være en stor trygghet å vite at man har noen å lene seg på, og som man kan henvende seg dersom man lurer på noe. Det er faktisk sånn at til tross for at vi ser at effekten av et onboardingprogram er større når den nyansatte får en mentor, er dette et av tiltakene som er brukt minst i norske onboardingprogram.
Det er ingen tvil om at en god onboardingprosess er viktig - nye medarbeidere fortjener en god start på arbeidsplassen. Med disse tipsene håper vi å kunne gjøre prosessen litt enklere!
Kilder: Mikkelsen & Laudal, 2016, Leveraas, 2017.
